Wat te doen bij een faillissement van een belangrijke leverancier?
Stel je voor: je hebt net een topseizoen gedraaid met je beachclub.
De terrassen zaten vol, de cocktails vlogen over de toonbank en je vaste leverancier voor die perfecte frites leverde altijd op tijd. En dan ineens: een e-mail. Of een telefoontje. ‘We zijn failliet.’ Je voelt de kou door je lijf gaan.
Want wie levert nu je ijs, je bier, je verse vis of die speciale cocktail-siroop? Een faillissement van een belangrijke leverancier is een directe bedreiging voor je bedrijfsvoering.
Maar het is niet het einde van de wereld. Het is tijd voor actie, en wel meteen.
Wat betekent dit eigenlijk voor jou?
Een leverancier die failliet gaat, betekent simpelweg dat het bedrijf stopt met bestaan. Of in ieder geval tijdelijk.
Je hebt waarschijnlijk openstaande facturen bij ze liggen en een lopend contract. Het faillissement wordt uitgesproken door de rechter. Een curator neemt de touwtjes over.
Deze curator kijkt alleen naar de boedel van de failliete onderneming. Jouw belangen staan daarbij op de tweede plaats.
De directe impact is vaak een stilleven. Je bestellingen komen niet meer aan. De levering van 200 liter ijs voor het weekend is plotseling onzeker.
Je hebt misschien al een aanbetaling gedaan voor een grote bestelling drank. Of je hebt een leasecontract voor die gave cocktailbar-machine.
Dit raakt je cashflow direct en hard. Je moet nu schakelen zonder dat je leverancier je verder helpt.
Directe actie: wat je vandaag nog moet regelen
De eerste 24 uur na het nieuws zijn cruciaal. Je moet je eigen bedrijfsvoering beschermen.
Stap 1: check je voorraad. Hoeveel dagen kun je nog vooruit met wat je in huis hebt? Voor een strandtent betekent dit: tel je fusten bier, je flessen wijn, je verpakte snacks en je non-food artikelen zoals servetten en schoonmaakmiddelen. Schat in hoe lang je dit nog redt.
Stap 2: ga op zoek naar vervanging. Je kunt niet wachten tot de curator beslist.
Begin meteen met bellen. Heb je een backup-leverancier?
Vaak is er een tweede keus voor dezelfde producten. Voor je horeca-groenten bel je die ene lokale boer uit de streek. Voor dranken kijk je naar een groothandel die net iets duurder is, maar direct levert.
Zorg dat je morgenochtend al een eerste order kunt plaatsen bij een nieuwe partij. Stap 3: communiceer intern.
Je medewerkers moeten weten wat er speelt. Misschien staat het menu vanavond even op de helling omdat die specifieke cocktail-siroop op is. Wees transparant: ‘We hebben een issue met onze leverancier, maar we lossen het op.’ Zo voorkom je paniek aan de balie en op het terras.
Je rechten en plichten als schuldeiser
Als ondernemer ben je een schuldeiser. Je hebt een vordering op de failliete leverancier.
Dit betekent dat je een factuur hebt die nog niet betaald is.
De curator bepaalt wat er met de boedel gebeurt. Helaas krijg je niet zomaar je geld terug. De curator betaalt eerst de ‘boedelkosten’ (zoals zijn eigen salaris) en daarna de preferente schuldeisers (bijvoorbeeld de belastingdienst).
Pas daarna komt de rest. Je moet je vordering melden bij de curator. Doe dit schriftelijk en binnen de gestelde termijn (meestal binnen een paar weken). Zorg dat je alle facturen, e-mails en contracten bij de hand hebt.
Een aanbetaling die je hebt gedaan, is ook een vordering. Maar wees realistisch: de kans dat je het volledige bedrag terugziet, is klein.
Soms krijg je maar enkele centen per euro. Zie het als een kostenpost die je moet afboeken.
‘Een faillissement is geen persoonlijke falen, het is een zakelijk risico. Handel er pragmatisch op.’
Een specifieke valkuil is de eigendomsvoorbehoud-clausule. Veel leveranciers werken hiermee. Dit betekent dat de producten die je al hebt ontvangen, maar nog niet volledig betaald zijn, eigendom blijven van de leverancier.
In theorie kan de curator deze spullen terugvorderen. Voor je strandtent betekent dit: die 10 fusten bier die je nog in de koeling hebt liggen, kunnen worden opgeëist.
Houd hier rekening mee en gebruik onze checklist voor de jaarlijkse belastingaangifte om alles goed te documenteren.
Financiële impact en je verzekering
Het faillissement van een leverancier kan een flinke financiële klap zijn. Je hebt misschien al kosten gemaakt die je niet meer terugverdient.
Denk aan een geannuleerd evenement omdat de levering van het speciale bier niet doorging. Of de extra kosten voor een dure spoedlevering bij een nieuwe groothandel. Je cashflow staat onder druk.
Check je verzekering. Sommige bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen dekken schade door het faillissement van een leverancier, maar dit is niet standaard.
Lees de polisvoorwaarden of bel je verzekeringsadviseur. Voor een evenementenorganisator kan een ‘annuleringsverzekering’ uitkomst bieden als een leverancier failliet gaat en het evenement niet door kan gaan. Voor een beachclub is dit vaak anders; hier gaat het om de dagelijkse operatie. Prijzen voor vervangende producten liggen vaak hoger.
Een nieuwe leverancier voor je verse vis zal misschien 10% meer rekenen. Een andere wijnleverancier heeft misschien een hogere minimum orderwaarde van €500,- in plaats van €250,-.
Reken hierop in je prijzen. Misschien moet je tijdelijk je cocktailkaart aanpassen of een ‘special’ introduceren met een product dat wel beschikbaar is. Gebruik de beste boekhoudsoftware voor horecaondernemers om je marges scherp te houden.
Praktische tips voor de korte en lange termijn
Om je bedrijf soepel te laten draaien tijdens deze chaos, volgen hier concrete stappen: Een faillissement van een leverancier is een test voor je veerkracht.
- Diversifieer je leveranciers: Werk nooit met maar één partij voor een kritiek product. Voor je strandtent: heb je naast die ene bierbrouwerij ook een backup voor je fusten? Voor je beachclub: leveren twee verschillende groothandels je fruit en groenten?
- Betaal niet teveel vooruit: Beperk aanbetalingen tot een minimum. Probeer te betalen op factuur of na levering. Dit verkleint je risico. Een aanbetaling van 50% voor een grote bestelling is een risico dat je kunt beperken tot 20%.
- Houd een buffer aan: Zorg voor een financiële reserve van minimaal 2 tot 3 maanden operationele kosten. Dit geeft je lucht om een nieuwe leverancier te vinden zonder direct in de problemen te komen.
- Documenteer alles: Bewaar alle e-mails, contracten en facturen. Bij een faillissement is bewijs cruciaal voor je vordering. Maak een map op je computer of in de cloud specifiek voor deze leverancier.
- Netwerk lokaal: Voor de kust zijn veel kleinschalige producenten. Een lokale boer kan je aardappelen leveren, een visser uit de haven je verse vis. Deze partijen zijn vaak minder kwetsbaar voor grote faillissementen en je bouwt een sterke community op.
Het dwingt je om kritisch te kijken naar je inkoop en je risicomanagement, bijvoorbeeld door gebruik te maken van handige apps voor voorraadbeheer en inkoop.
Door direct te handelen, je rechten te kennen en te schakelen met alternatieven, zorg je dat je strandtent of beachclub blijft draaien. De zon gaat immers elke dag op, en je gasten verwachten die geweldige cocktail, of de leverancier nu failliet is of niet.