Geen back-up leverancier hebben voor kritische producten (zoals ijs)
Stel je voor: het is 30 graden, de zon schijnt en je strandtent zit vol.
Iedereen wil een ijskoude cocktail. Dan is je vriezer leeg. Of erger, die ene leverancier die je altijd belt, heeft vandaag geen ijs. Geen back-up. Geen plan B. Paniek.
Dit scenario speelt zich vaker af dan je denkt, vooral in de drukke zomermaanden aan de kust. Het gaat niet alleen om ijs, maar om elke kritische leverancier waar je elke dag op vertrouwt.
Wat betekent geen back-up leverancier hebben?
Een back-up leverancier is een tweede optie. Een bedrijf dat je kunt bellen als je hoofdleverancier het laat afweten.
Geen back-up hebben betekent dat je afhankelijk bent van één partij voor essentiële producten. Denk aan ijsblokjes, verse vis, speciaalbier of zelfs gasflessen voor de terrasverwarming.
Veel strandtenten en beachclubs werken met vaste leveranciers. Dat is makkelijk en vaak goedkoper. Maar wat als die leverancier ziek is, een storing heeft of simpelweg niet kan leveren op de dag dat jij het nodig hebt? Dan sta je met lege handen.
Je klanten zien een uitgestorven bar, een lege cocktailkaart of een koude keuken.
Denk aan ijs. Veel beachclubs gebruiken ijs voor cocktails, wijnkoelers en het koelen van vis. Een gemiddelde strandtent heeft in het hoogseizoen wel 50 tot 100 kilo ijs per dag nodig.
Zonder back-up leverancier ben je de sjaak. Hetzelfde geldt voor speciaalbier van een lokale brouwerij. Als die niet levert, mis je een belangrijke troef op je kaart.
Waarom is dit zo’n risico aan de kust?
De kust is een vreemde economie. In de zomer is er te veel vraag, in de winter bijna niets.
Leveranciers weten dit en plannen hun capaciteit soms net te krap. Een plotselinge hittegolf of een evenement zoals Concert at Sea of Viva La Beach zorgt voor een onverwachte piek. Dan is je vaste leverancier snel uitverkocht.
Veel leveranciers aan de kust zijn klein. Ze hebben maar een paar vrachtwagens en beperkte voorraden.
Als er één kapotgaat of een chauffeur ziek is, loopt de hele planning in de soep. Jij zit dan zonder producten, terwijl je klanten juist extra komen omdat het mooi weer is. Je omzet loopt terug, je reputatie lijdt schade.
Er zijn ook leveranciers die alleen werken met vaste klanten. Zij leveren aan jou, maar ook aan je concurrent.
Als zij kiezen voor een grotere afnemer, ben jij de pineut. Geen back-up betekent dat je geen slagkracht hebt.
Je kunt niet snel wisselen en bent overgeleverd aan de gunsten van één partij.
Hoe werkt het opzetten van een back-up systeem?
Een back-up systeem begint met een lijst. Schrijf op welke producten onmisbaar zijn.
Ijs, vis, brood, speciaalbier, schoonmaakmiddelen, gasflessen. Voor elk product zoek je minimaal twee leveranciers. Houd bij de keuze van je transporteurs rekening met de invloed van zoute lucht op de levensduur van je eigen materieel. Een hoofdleverancier en een reserve zijn essentieel.
Zorg dat je reserveleverancier ook echt kan leveren op de momenten dat jij het nodig hebt, en houd hierbij rekening met het belang van een goede delivery window.
Bel je back-up leverancier vooraf. Leg uit wat je zoekt en vraag naar hun minimale bestelhoeveelheid en levertijden. Voor ijs kun je bijvoorbeeld kijken naar een lokale groothandel of een ijsmachineverhuurder. Soms kun je een kleine ijsmachine huren voor €150 per week.
Of een grote ijsmaker kopen voor €2.000 tot €4.000, afhankelijk van capaciteit. Test je back-up.
Bestel een keer een kleine order bij je reserveleverancier. Zo weet je hoe ze werken en of de kwaliteit goed is. Test ook of de logistiek soepel verloopt; voor vis kun je bijvoorbeeld een proeforder doen bij een visgroothandel uit Scheveningen of IJmuiden.
Vraag naar verse garnalen of zalm, en controleer de levering op tijd en temperatuur.
Maak afspraken over prijs en flexibiliteit. Een back-up leverancier kan soms iets duurder zijn, maar dat is je verzekering. Bijvoorbeeld: een zak ijsblokjes van 10 kg kost bij je hoofdleverancier €8, bij de back-up €9.
Dat verschil is acceptabel voor de zekerheid. Voor speciaalbier kun je een tweede brouwerij inschakelen, zoals een lokale brouwer uit Zeeland. Een krat van 24 flessen kost tussen €35 en €45, afhankelijk van het merk.
Modellen en prijzen voor back-up oplossingen
Er zijn verschillende modellen. Je kunt kiezen voor een vaste back-up leverancier met een contract. Of een flexibele optie zonder vaste afname.
Een contract geeft zekerheid, maar kan kosten met zich meebrengen. Een flexibele optie is duurder per stuk, maar je betaalt alleen wat je nodig hebt.
Voor ijs zijn er drie opties. Ten eerste: een vaste ijsleverancier met een wekelijkse levering.
Kosten: ongeveer €80 tot €120 per week voor 100 kg. Ten tweede: een ijsmachine kopen. Een kleine machine voor 50 kg per dag kost €2.000 tot €3.000.
Een grotere machine voor 200 kg per dag kost €4.000 tot €6.000.
Ten derde: een machine huren. Dat kan voor €150 tot €300 per week, afhankelijk van de grootte. Voor vis en seafood is een back-up leverancier vaak een groothandel. Een vaste klant krijgt korting, maar een reservelijst geeft je de ruimte om te wisselen.
Prijzen variëren: verse zalm kost €15 tot €20 per kilo, garnalen €12 tot €18. Een back-up leverancier kan soms iets duurder zijn, maar levert vaak sneller.
Voor dranken kun je een tweede brouwerij of slijterij inschakelen. Een krat speciaalbier van 24 flessen kost €35 tot €45.
Een back-up leverancier kan een kleiner assortiment hebben, maar wel direct leveren. Voor cocktails kun je een extra leverancier voor likeuren inschakelen. Een fles gin van 70 cl kost €25 tot €35. Zorg dat je minimaal 10% extra voorraad hebt voor drukke dagen.
Een back-up leverancier is je verzekering tegen paniek. Het kost misschien iets meer, maar het bespaart je een hoop stress en verloren omzet.
Praktische tips voor strandtenten en beachclubs
- Maak een leverancierslijst met minimaal twee opties per product. Hang deze in de keuken en bij de bar.
- Plan een maandelijkse check-in met je back-up leveranciers. Bel ze even, vraag naar hun voorraad en levertijden.
- Houd een minimale voorraad aan. Voor ijs: 50 kg extra in de vriezer. Voor vis: 10% meer dan je denkt nodig te hebben.
- Gebruik een eenvoudig bestelsysteem. Apps zoals Ordery of een simpele Excel-sheet helpen je bijhouden wat je bestelt en bij welke leverancier.
- Test je back-up leverancier tijdens een rustige dag. Bestel een kleine order en kijk of de kwaliteit en levertijd kloppen.
- Overweeg een ijsmachine voor noodgevallen. Een kleine machine van 50 kg per dag is een goede investering voor €2.000.
- Blijf communiceren met je team. Zorg dat iedereen weet wie de back-up leveranciers zijn en hoe ze te bereiken zijn.
Als je deze stappen volgt, ben je beter voorbereid op drukke dagen en onverwachte problemen. Je klanten merken niets van je stress, en jij kunt je concentreren op wat echt telt: een geweldige ervaring bieden aan de kust.