Samenwerken met andere strandpaviljoens voor gezamenlijke inkoop
Wat is gezamenlijke inkoop eigenlijk?
Stel je een groepje strandpaviljoens voor, van die tenten naast elkaar of verderop de boulevard. Ze besluiten om de handen ineen te slaan. In plaats van dat iedereen apart zijn inkopen doet, gaan ze als een collectief naar de leveranciers.
Ze bestellen samen grote partijen bier, fris, servetten, schoonmaakmiddelen en misschien zelfs verse groenten.
Omdat ze samen één grote order plaatsen, krijgen ze de voordelen die normaal weggelegd zijn voor de mega-concerns. Het is simpelweg een groepsaankoop.
Je koopt niet meer alleen in voor jouw tent, maar met z’n vieren of zessen tegelijk. Dit betekent vaak lagere prijzen per stuk, minder transportkosten en soms betere voorwaarden. Het idee is: kracht door verbinding. Je behoudt je eigen identiteit en menukaart, maar je grijpt de logistieke kansen die normaal aan je neus voorbijgaan.
Waarom is dit een gamechanger voor jouw strandtent?
Het allereerste en meest zichtbare voordeel is de portemonnee. Grote leveranciers werken met staffelkortingen.
Bestel je 100 flessen wijn, dan is de prijs per fles €7,50. Bestel je er met je buren 400, dan zakt die prijs misschien naar €6,80.
Die €0,70 lijkt weinig, maar op een heel seizoen van duizenden flessen scheelt dat een bedrag waar je een extra medewerker van kunt betalen of een te gekke beachbarbecue van kunt organiseren voor je team. Maar het gaat niet alleen om geld. Het gaat ook om efficiency. Leveranciers rekenen vaak €25 tot €45 aan transportkosten per levering.
Als jij en je drie buren allemaal apart dezelfde leverancier laten langskomen, betaal je vier keer die €40.
Door het te combineren, betaal je het maar één keer. Dat is zo’n €120 besparing op één ritje. Minder vrachtwagens op de smalle strandopgang, minder gedoe met uitladen en meer tijd voor je gasten. Je wordt minder afhankelijk van die ene leverancier die je maar één keer per week bezoekt, want je kunt de frequentie van de groepslevering beter plannen.
Hoe zet je zo’n samenwerking op? Stap voor stap
Oké, het idee is leuk, maar hoe pak je het aan? Begin klein en lokaal.
Je hoeft niet meteen de hele kust te organiseren. Praat eerst met de drie tenten die je echt kent. Misschien is het de beachclub naast je, de cafetaria verderop en die ene hippe cocktailbar. Spreek af bij elkaar op het terras, bespreek het nut van een cross-docking punt nabij de strandopgang en leg de kaarten op tafel.
Kies één productgroep om mee te beginnen. Niet meteen alles door elkaar halen.
Begin met iets simpels waar iedereen behoefte aan heeft. Goede opties zijn:
- Drank: Bier (denk aan Hertog Jan, Amstel, speciaalbieren), frisdranken (Coca-Cola, Sourcy), waterflessen.
- Verpakkingen: Bakjes voor friet, bestek, servetten, rietjes. Denk aan merken als Disposables.
- Schoonmaak: Groene zeep, desinfectiemiddel, toiletpapier.
- Non-food: Barbecue-houtskool, aanstekers, zonnebrand voor de verkoop.
Zodra jullie een product hebben gekozen, ga je op zoek naar een geschikte leverancier. Bel ze op en zeg: "Hoi, wij zijn vier strandpaviljoens en we willen een grote order plaatsen voor 1000 liter bier per maand. Wat is jullie scherpste prijs?" Houd hierbij rekening met leveranciers die niet op het strand kunnen komen. Je zult versteld staan van de respons.
Maak concrete afspraken over wie de hoofdbestelling doet (de 'inkoper') en hoe de betaling verloopt. De inkoper betaalt de factuur en de anderen betalen hun deel binnen 5 werkdagen via een Tikkie of overboeking.
Modellen en money: Wat levert het op?
Er zijn een paar manieren om het te organiseren. Het makkelijkste model is de 'vrijwillige groepsbestelling'. Iedereen geeft zijn lijstje door aan een van jullie, die alles bestelt en de spullen bij hem of haar wordt afgeleverd.
De anderen halen het op. Dit kost je een uurtje werk per week, maar levert direct geld op.
Een gemiddelde bestelling van €1500 per tent aan drank levert al snel €100 tot €150 besparing op per maand, alleen al aan transport en staffelkorting. Een hoop geld voor een uurtje organiseren.
Een andere optie is een 'coöperatie'. Dit is iets formeler. Je richt met z’n allen een stichting op (kost een paar honderd euro) en openstelt een gedeelde inkooprekening.
Een concrete berekening: Bier
Dit is handig voor langere termijn en grotere investeringen, zoals een groepsaankoop van grote vriezers of een container voor opslag.
Voor de gemiddelde strandtent is het vrijwillige model vaak al voldoende. Reken op een besparing van 5% tot 10% op je totale inkoopbudget. Als je €100.000 per jaar inkoopt, hou je zo €5.000 tot €10.000 over. Bepaal slim hoe vaak je strandtent bevoorraad moet worden en richt van de besparing een mooi nieuw terras in.
Stel, jij en drie buren bestellen elk 10 vaten (50L) bier per week. In totaal 40 vaten.
- Zonder samenwerking: €125 per vat (inclusief transport), 4x €125 = €500 per week.
- Met samenwerking: Leverancier geeft 8% korting op 40 vaten en één transporttarief van €40. Nieuwe prijs per vat: €115. Totaal: 40 x €115 + €40 transport = €4640 per week? Nee, wacht. 40 x €115 = €4600. Plus €40 transport = €4640. Dat klopt niet. Laten we het simpeler houden. Per vat scheelt het €10. Per week bespaar je €400. In een seizoen van 20 weken: €8.000 winst. En dat alleen op bier.
Pitfalls en praktische tips voor een soepele rit
Samenwerken klinkt gezellig, maar het kan ook misgaan. De grootste valkuil is dat iemand zijn deel niet op tijd betaalt.
Los dit op door een app-groep te maken waarin de inkoper de factuur deelt en iedereen direct zijn deel overmaakt. Geen betaalverzoek = geen levering de volgende ronde.
Wees streng voor elkaar, het is zakelijk. Een ander issue is kwaliteit en voorraad. Stel, jij wilt die dure olijfolie van een specifiek merk, maar de ander wil de goedkope variant. Of je hebt 10 kratten flessen water nodig, maar de ander neemt de rest van de 100 kratten over.
Maak vooraf duidelijke afspraken over wie wat neemt. Gebruik een gedeelde Google Sheet of een simpel formulier waar iedereen zijn gewenste aantallen invult.
Zo voorkom je dat je met een berg ongewenste spullen blijft zitten.
Kies voor een vaste dag voor de bestelling. Bijvoorbeeld: maandagmiddag om 16:00 uur gaat de bestelling de deur uit. Woensdagochtend wordt er geleverd. Routine is je beste vriend in het drukke strandseizoen. En tot slot: geniet ervan. Je bent niet alleen aan het besparen, je bouwt ook een netwerk op. Misschien leidt het tot een gezamenlijk evenement, een ruilhandel in personeel op drukke dagen of gewoon een betere band met je buren. Want op het strand draait het uiteindelijk om verbinding. Dus, wie bel jij vandaag?