Checklist voor het uitnodigen van de pers bij een opening
Je hebt je strandtent eindelijk open, de cocktailshaker staat klaar en de eerste gasten lopen al langs de vloedlijn. Maar als je écht impact wilt maken, wil je dat de pers erover schrijft.
Een openingsfeest zonder media is als een sunset zonder zon. Met deze checklist zorg je dat journalisten, influencers en bloggers niet alleen komen opdagen, maar ook met een glimlach en een verhaal naar huis gaan.
We houden het simpel, concreet en direct toepasbaar voor jouw beachclub of evenementenlocatie aan de kust.
Stap 1: je perslijst samenstellen
Een goede perslijst is je goudmijn. Zonder de juiste namen bereik je niets.
- Maak een Excel- of Google Sheets-bestand met naam, functie, medium, e-mailadres en telefoonnummer. Houd bij of ze al eens over je hebben geschreven. Zo weet je wie je warm kunt bellen.
- Selecteer 10–15 lokale journalisten van kranten zoals De Persoonlijk, De Gids en De Stadsomroep. Zij hebben vaak de snelste reactie.
- Voeg 5–8 regionale horeca- en lifestylebloggers toe die regelmatig over beachclubs schrijven. Denk aan accounts als @strandtentenreviews of @kustleven.
- Vraag je leveranciers om tips: wie van de pers kent jouw wijnleverancier of de DJ die je inhuurt? Zij hebben vaak contacten.
- Vraag collega’s uit de branche wie zij nog hebben liggen. Een persoonlijke introductie via een bekende werkt altijd beter.
Begin met lokale en regionale media, en breid uit naar landelijke lifestyle- en horecatitels. Tip: deel je lijst op in ‘lokaal’, ‘regionaal’ en ‘nationaal’ en noteer de deadline per medium. Zo weet je wie je wanneer moet benaderen.
Stap 2: de perskit voorbereiden
Journalisten zijn druk. Geef ze alles in één keer, zodat ze direct aan de slag kunnen.
- Schrijf een persbericht van 1 A4 met een pakkende kop, een lead van 2–3 zinnen en de belangrijkste feiten: datum, tijd, locatie, programma, bijzonderheden. Gebruik een quote van de eigenaar of chef.
- Voeg 3–5 hoge-resolutiefoto’s toe (minimaal 300 dpi). Denk aan een sfeerfoto van je beachclub, een close-up van de signature cocktail en een foto van het team. Gebruik bestandsnamen zoals ‘strandtent-zonsondergang-2025.jpg’.
- Voeg een korte bio toe van je zaak: hoe lang bestaat-ie, wat is het concept, wat maakt je uniek? Houd het onder de 150 woorden.
- Maak een FAQ-lijst met 5 vragen die je verwacht, inclusief antwoorden. Bijvoorbeeld: ‘Wat is de prijs van een cocktail?’ (€12–€15), ‘Is er parkeergelegenheid?’ (ja, 50 plekken).
- Voeg een mediacontactpersoon toe met naam, telefoon en e-mail. Geef aan dat je bereikbaar bent voor vragen tot 22:00 uur op de avond zelf.
Een goede perskit is je visitekaartje en je verhaal in één. Materialenlijst: laptop, notitieblok, camera of telefoon met goede lens, USB-stick of cloudlink voor digitale bestanden.
Stap 3: de uitnodiging versturen
Je perskit is klaar, nu de uitnodiging. Houd het kort, persoonlijk en duidelijk.
- Stuur een e-mail met een heldere onderwerpregel: ‘Persuitnodiging: opening beachclub Zon & Zee – 15 juni, 16:00 uur’.
- Personaliseer de aanhef: ‘Beste Janneke,’ niet ‘Beste perslid’. Noem een recent artikel van de journalist als je kent.
- Zet de belangrijkste info bovenaan: datum, tijd, locatie, RSVP-link. Gebruik een kalenderbijlage (ICS-bestand) zodat ze direct kunnen toevoegen.
- Bied een proefexemplaar aan: ‘We serveren drie signature cocktails en een tasting van de nieuwe kaart. Laat weten of je dieetwensen hebt.’
- Stuur een reminder 3 dagen van tevoren met een korte samenvatting en een persoonlijke noot. Bel daarna kort na om te checken of ze komen.
Journalisten openen geen lange e-mails. Timing: verstuur je uitnodiging 2–3 weken van tevoren.
Voor een openingsfeest is een reminder 3 dagen ervoor essentieel.
Stap 4: praktische voorbereiding op de dag zelf
De dag van de opening moet soepel lopen. Zorg dat je ruimte er piekfijn uitziet en dat je pers direct wordt opgevangen. Materialenlijst: statafels, stoelen, beachflags, microfoon, speakers, oplaadkabels, goodiebags, flyers, menukaarten.
- Wijs een pershost aan: iemand die journalisten ontvangt, rondleidt en vragen beantwoordt. Bijvoorbeeld de eigenaar of een vaste medewerker.
- Maak een pershoekje met statafels, zitplekken en oplaadpunten. Zet er water, koffie en kleine bites neer (prijsindicatie: €3–€5 per stuk).
- Zorg voor een goed geluidssysteem en een microfoon voor speeches. Test dit een uur van tevoren.
- Zet een fotowand of branding op met je logo en slogan. Gebruik een beachflag (2 x 1 meter) of een wand van 3 x 2 meter.
- Plan een korte rondleiding van 15 minuten: keuken, terras, bar, eventruimte. Houd het interactief.
- Zorg voor een goodiebag met een flesje huiswijn (€8–€12), een strandhanddoek en een kortingsbon voor een volgend bezoek. Budget: €15–€20 per persoon.
Stap 5: de persoonlijke follow-up
Na de opening begint het echte werk. Zorg dat je top of mind blijft bij zowel de vakantiegangers als de vaste gasten uit de buurt; vergeet de lokale bewoners niet. Tip: als een journalist niet is gekomen, bel dan kort en vraag of je hem of haar kunt bijpraten met een persoonlijke update.
- Stuur binnen 24 uur een bedankmail met een link naar de foto’s en het persbericht. Vraag of ze nog vragen hebben.
- Deel hun artikelen op je socials en tag de journalist. Bijvoorbeeld: ‘Dank @strandtentenreviews voor het mooie verhaal!’
- Bied exclusieve content aan: een interview met de chef, een kijkje achter de schermen of een preview van een nieuw evenement.
- Houd een perslijst bij met reacties: wie heeft geschreven, wat was de toon, welke quotes zijn gebruikt? Dit helpt bij je volgende campagne.
- Plan een persmoment voor je volgende evenement en benader dezelfde contacten met een nieuwe invalshoek.
Stap 6: budget en materialen in één oogopslag
Een overzicht van kosten en spullen helpt je om niets te vergeten. Houd rekening met een totaalbudget van €300–€600 voor een middagopening, waarbij je ook de kosten van influencer marketing voor een beachclub opening kunt meenemen. Materialenlijst in één: laptop, notitieblok, USB-stick, printwerk, goodiebags, statafels, stoelen, beachflags, microfoon, speakers, oplaadkabels, menukaarten, flyers, kalenderbijlagen.
- Perskit: printen van 20 exemplaren (€20–€30), USB-sticks (€10), cloudopslag (gratis).
- Uitnodigingen: e-mail is gratis, eventuele drukwerkkaarten (€50–€100).
- Goodiebags: 20 stuks à €15–€20 (€300–€400).
- Food & drinks: tasting voor 20 personen (€150–€250).
- Pershoekje: huur statafels en stoelen (€100–€150), beachflags (€50).
- Fotografie: eigen camera of huur een fotograaf (€150–€300).
Stap 7: checklist per fase – snel te scannen
Gebruik deze lijst om niets te missen. Zet een vinkje bij elke stap. Met deze aanpak voelt je openingsfeest niet alleen feestelijk, maar ook professioneel. De pers voelt zich welkom, krijgt wat ze nodig heeft en vertelt jouw verhaal aan je toekomstige gasten. Gebruik ook onze handige checklist voor je nieuwe menukaart. Succes!
- Perslijst opbouwen (lokaal, regionaal, nationaal).
- Perskit maken: persbericht, foto’s, bio, FAQ, contact.
- Uitnodiging versturen met persoonlijke aanhef en RSVP-link.
- Reminder sturen 3 dagen van tevoren en bellen.
- Pershost aanwijzen en pershoekje inrichten.
- Programma doorlopen: speeches, rondleiding, tasting.
- Goodiebags klaarzetten en uitdelen.
- Follow-up binnen 24 uur met dank en links.
- Socials delen en taggen.
- Resultaten bijhouden voor volgende keer.