Onduidelijke afspraken maken met je mede-eigenaren (vennoten)
Je staat aan de bar, de zon gaat onder en je hebt net een topdag achter de rug. De tent loopt vol, de muziek staat aan en je mede-eigenaar lacht je toe.
Maar als je het over de cijfers hebt, voel je al snel spanning. Waarom? Omdat jullie afspraken vaak vaag zijn. Je denkt allebei iets anders afgesproken te hebben.
Dat is de start van een ruzie die je niet wilt. We gaan het hebben over hoe je dat voorkomt, zonder dat het ingewikkeld wordt.
Wat bedoelen we met onduidelijke afspraken?
Een onduidelijke afspraken is een mondeling akkoord waarbij niet precies staat wat er is afgesproken.
Denk aan: “We delen de winst eerlijk” of “Jij regelt de inkoop, ik de boekhouding”. Klinkt logisch, maar wat is eerlijk? En wat betekent ‘regelen’ precies?
Bij een strandtent of beachclub gaat het om veel geld en veel taken. Zonder heldere afspraken ontstaat er miscommunicatie.
Je spreekt af wie wat doet, hoeveel uren je werkt en wie welke kosten betaalt.
Je legt vast welk percentage van de winst je krijgt en hoe je beslissingen neemt. Als je dat niet schriftelijk vastlegt, blijft het zweven. En als er dan geld is, bijvoorbeeld na een drukke zomer met evenementen, ontstaat er discussie. Stel je voor: je hebt een beachclub aan de kust.
Je mede-eigenaar zegt dat hij meer uren heeft gewerkt en dus meer loon verdient. Jij zegt dat je de inkoop van de drank en het eten hebt geregeld.
Je had het nooit concreet gemaakt. Nu zit je met een conflict dat je had kunnen voorkomen.
Waarom is het zo belangrijk om dit goed te regelen?
Een strandtent draait op een klein team en veel drukte. In de zomer draaien je medewerkers extra diensten, je inkopen zijn groot en je evenementen trekken volle bak publiek.
Als de afspraken niet helder zijn, loop je risico op ruzie. Ruzie leidt tot onrust.
Onrust leidt tot minder plezier en minder omzet. Je wilt je kunnen focussen op je gasten en je sfeer. Je wilt niet constant nadenken over wie wat heeft afgesproken. Heldere afspraken geven rust.
Ze zorgen dat je weet wat je kunt verwachten en hoe je moet handelen.
Dat is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering. Denk aan je leveranciers. Als je mede-eigenaar niet weet wie welke factuur betaalt, loop je het risico dat er rekeningen open blijven staan.
Dat is slecht voor je reputatie. Je wilt een betrouwbare partner zijn, zowel voor je klanten als voor je leveranciers.
Stel je voor dat je een evenement organiseert. Je mede-eigenaar zegt: “We verdelen de kosten gelijk”.
Jij denkt: “Oké, 50/50”. Hij denkt: “We delen naar rato van de winst”. De kosten lopen op, de spanning stijgt. Een duidelijke afspraak had dit voorkomen.
Hoe werkt het in de praktijk? De kern van goede afspraken
Je begint met een vennootschap onder firma (vof). Dat is een veelgebruikte structuur voor ondernemers die samenwerken. Je sluit een vof-contract.
Daarin leg je alles vast. Denk aan je inleg, je aandeel in de winst en je taken.
Je kunt ook een maatschap of een besloten vennootschap (bv) kiezen. Een bv is geschikter als je groter wilt groeien en investeerders wilt aantrekken.
Je legt vast hoeveel uren je werkt. Bij een strandtent werken eigenaren vaak lange dagen. Je kunt een vast loon afspreken of een percentage van de winst.
Bijvoorbeeld: je krijgt €2.500 per maand en 30% van de winst. Of je spreekt af dat je alleen winstuitkering krijgt.
Zolang het maar duidelijk is. Je legt de taken vast. Wie regelt de inkoop? Wie beheert de sociale media?
Wie is verantwoordelijk voor de evenementen? Bij een beachclub aan de kust is dat essentieel.
Je wilt niet dat er twee mensen hetzelfde regelen of dat taken blijven liggen.
Je legt besluitvorming vast. Hoe neem je beslissingen? Gaat het om een grote investering, zoals een nieuwe beachbar of een extra terras?
Dan spreek je af dat je beide akkoord moet geven. Of je spreekt af dat een meerderheid van de stemmen beslist. Zo voorkom je dat je stilvalt.
Je legt de winstverdeling vast. Hoeveel procent krijgt elke eigenaar?
Dat hangt af van je inleg en je werkuren. Bij een strandtent met een omzet van €300.000 per jaar, spreek je bijvoorbeeld af: 40% winst voor jou, 60% voor je partner, terwijl je ondertussen kijkt hoe je je winstmarges verhogen in de strandhoreca kunt optimaliseren.
Of je verdeelt de winst op basis van je aandeel in het kapitaal. Je legt de exit-regeling vast. Wat gebeurt er als een van jullie stopt?
Hoe bepaal je de waarde van je aandeel? Je kunt een bedrijfswaardering laten doen of een vast bedrag afspreken.
Bij een beachclub met veel goodwill is dat belangrijk. Je wilt niet dat je mede-eigenaar zomaar kan vertrekken en jij met de kosten blijft zitten.
Modellen en kosten: wat kun je verwachten?
Je kunt kiezen voor een eenvoudig vof-contract. Dat kost ongeveer €500 tot €1.000 bij een notaris.
Het is een basisdocument waarin je je afspraken vastlegt. Voor een strandtent is dat vaak voldoende, al moet je ook kijken naar wat er in een standaard pachtovereenkomst voor strandgrond staat. Je kunt het contract zelf schrijven, maar een notaris zorgt dat het juridisch klopt.
Je kunt ook een uitgebreider contract laten opstellen. Dat kost tussen €1.500 en €3.000.
Hierin staan extra afspraken, zoals een non-concurrentiebeding of een regeling voor intellectueel eigendom. Handig als je een uniek concept hebt, zoals een specifieke beachclub-stijl of een evenementenformule. Je kunt een bv oprichten.
Dat kost meer, ongeveer €1.200 tot €2.000 voor de notaris en de Kamer van Koophandel. Daar komen nog advieskosten bij, rond de €1.000.
Een bv is geschikt als je groter wilt groeien, investeerders wilt aantrekken of je aansprakelijkheid wilt beperken.
Je betaalt meer, maar je hebt meer zekerheid. Je kunt ook een maatschap overwegen. Dat is geschikt voor kleine ondernemingen. De kosten zijn lager, rond de €300 tot €500.
Een maatschap is flexibeler, maar je bent wel hoofdelijk aansprakelijk. Dat betekent dat je met je privé-vermogen kunt worden aangesproken.
Je kunt een accountant of boekhouder inschakelen. Die helpt je met de financiële kant. Kosten: ongeveer €1.000 tot €2.000 per jaar voor een kleine onderneming.
Een accountant zorgt dat je cijfers kloppen en helpt bij de winstverdeling. Dat is belangrijk als je met meerdere eigenaren werkt.
Je kunt een mediator inschakelen als er toch conflict ontstaat. Kosten: ongeveer €150 tot €200 per uur. Een mediator helpt jullie om tot een oplossing te komen. Dat is vaak goedkoper en sneller dan een rechtszaak.
Praktische tips voor heldere afspraken
Schrijf alles op. Gebruik een vof-contract en leg alle afspraken vast.
Doe dit voordat je start. Zo voorkom je misverstanden later.
Neem de tijd voor dit gesprek. Zorg dat je allebei begrijpt wat er staat. Spreek een wekelijks of maandelijks overleg af. Bespreek de cijfers, de taken en de plannen.
Zo blijf je op één lijn. Bij een strandtent is dat extra belangrijk, omdat de drukte kan zorgen voor extra spanning.
Houd je financiële administratie bij. Gebruik een boekhoudprogramma, zoals Moneybird of Exact. Zorg dat elke eigenaar toegang heeft.
Zo weet je precies wat er binnenkomt en wat er uitgaat. Dat voorkomt discussie over geld.
Maak afspraken over je werktijden. Bij een beachclub werk je vaak ’s avonds en in het weekend.
Spreek af hoeveel uren je werkt en hoe je dat compenseert. Bijvoorbeeld: je werkt 50 uur per week en krijgt een vaste vergoeding van €2.500 per maand. Zorg dat je een exit-regeling hebt.
Spreek af wat er gebeurt als een van jullie stopt. Hoe bepaal je de waarde van je aandeel?
Bij een strandtent met veel goodwill is dat belangrijk. Je wilt niet dat je mede-eigenaar zomaar kan vertrekken en jij met de kosten blijft zitten.
- Je inleg en aandeel in de winst
- Je taken en verantwoordelijkheden
- Je werktijden en vergoeding
- Je besluitvorming
- Je exit-regeling
Gebruik een checklist bij het opstellen van je contract. Zorg dat je de volgende punten meeneemt:
Neem contact op met een notaris of juridisch adviseur. Zij helpen je bij het opstellen van je contract. Je betaalt hiervoor, maar het zorgt dat je goed beschermd bent. Wanneer je een businessplan schrijft voor een nieuwe strandlocatie, is dat een slimme investering.
Onthoud: heldere afspraken zorgen voor rust. Rust zorgt voor plezier.
Plezier zorgt voor een succesvolle onderneming. Zorg dat je het goed regelt, voordat je start. Dan kun je volop genieten van je strandtent, je beachclub en je leven aan de kust.