Kosten van een externe recruiter voor horecapersoneel
Een openstaande vacature voor een ervaren bedieningsmedewerker of een keukenchef kost je op een drukke zomerse zondag zo een paar duizend euro aan misgelopen omzet. Dat is de harde realiteit in de horeca.
Je bent continu aan het schipperen: te weinig personeel betekent dat je gasten langer moeten wachten, de kwaliteit daalt en je uiteindelijk omzet misloopt.
Tegelijkertijd is het vinden van goed personeel op dit moment bijna onmogelijk genoemd. De schaarste in de horeca is enorm, vooral voor de seizoensdrukte bij beachclubs en evenementen. Je staat dus voor een keuze: investeer je in een externe recruiter of probeer je het zelf? In dit artikel krijg je een helder overzicht van wat het echt kost en wat de slimste keuze is voor jouw bedrijf.
Wat kost een externe recruiter voor horecapersoneel?
De kosten voor een externe recruiter variëren enorm, afhankelijk van wie je inschakelt en voor welke functie. Over het algemeen kun je rekenen op een bedrag dat gelijk is aan ongeveer 20% tot 30% van het bruto jaarsalaris van de functie die je wilt invullen.
In de praktijk betekent dit voor de meeste horecapersoneelsleden een bedrag tussen de €4.000 en €6.000.
Dit is een gemiddelde voor een algemene vacature, zoals een ervaren bedieningsmanager of een hoofd kok. Voor specifieke, moeilijk te vervullen functies lopen de kosten flink op. Denk aan een Allround Chef-Kok met ervaring in grote volume-keukens of een Operations Manager voor een keten van beachclubs.
Voor deze profielen betaal je al snel tussen de €10.000 en €15.000 per succesvolle plaatsing. De reden is simpel: deze kandidaten zijn schaars en zitten vaak al vast bij een concurrent.
De recruiter moet actief op jacht, wat tijd en expertise kost. En dan is er nog de categorie executive search voor de absolute topfuncties, zoals een algemeen directeur van een grote evenementenlocatie of een CFO. Hierbij kun je denken aan kosten die oplopen tot €25.000 of meer. Dit is de premium service, waarbij je vaak een zeer persoonlijke en grondige aanpak krijgt, inclusief assessments en diepgaande referentiechecks.
Voor de meeste strandtenten en horecazaken is dit niet aan de orde, maar het is goed om te weten dat dit bestaat.
Kostenstructuur en tarieven
De manier waarop een recruiter zijn rekening presenteert, verschilt. De meest voorkomende structuur is het 'no cure, no pay' model. Je betaalt pas zodra er een kandidaat is gevonden die jij wilt aannemen en die de proeftijd doorstaat.
Dit maakt de investering relatief laag risicovol. Je betaalt immers alleen voor resultaat.
Sommige bureaus werken met een voorschot. Dit is een gedeelte van de totale kosten dat je vooraf betaalt, ongeacht het resultaat. Dit voorkomt dat recruiters urenlang aan een vacature werken om vervolgens met lege handen te staan als jij besluit toch niet te werven.
Voor jou als ondernemer is het slim om hier goed op te letten en te onderhandelen over de voorwaarden. Zorg dat duidelijk is wat er gebeurt als de werving mislukt.
Een andere optie is de werving- en selectieovereenkomst. Hierbij betaal je het volledige bedrag in termijnen.
Een deel bij het tekenen van de overeenkomst, een deel bij het presenteren van kandidaten en het laatste deel bij een succesvolle plaatsing. Dit zorgt voor een betere cashflow voor het bureau, maar geeft jou als opdrachtgever ook meer druk om de kandidaten goed te beoordelen.
Welke factoren beïnvloeden de kosten?
De prijs die je betaalt, hangt af van een aantal concrete factoren. Allereerst is er de schaarste.
In de horeca zijn bepaalde beroepen nu eenmaal moeilijker te vinden dan andere. Een ervaren barman die ook nog eens leiding kan geven, is schaarser dan een leerling kok. Hoe schaarser de kandidaat, hoe meer moeite het kost om diegene te vinden, en hoe hoger de prijs.
Een tweede factor is de spoed. Als je morgen een bedrijfsleider nodig hebt voor het hoogseizoen, ben je veel meer kwijt.
Recruiters moeten hun netwerk afstruinen, extra adverteren en soms kandidaten overhalen om van baan te wisselen. Die urgentie betaal je terug in een hoger tarief. Plan je werving dus ver vooruit, zeker voor de zomermaanden. De locatie speelt ook een rol.
Een vacature in Amsterdam is makkelijker te vullen dan een vacature voor een strandtent in een klein dorpje aan de kust. Voor de kustgebieden is de vijver met kandidaten kleiner en moet je vaak verder kijken of zelfs kosten maken voor huisvesting.
Functieniveau en schaarste
Dit soort extra's worden vaak doorberekend in de totaalprijs of verwerkt in het tarief. Het functieniveau is de grootste kostenbepaler. Junior functies, zoals een leerling-kok of een hulp in de bediening, kosten relatief weinig om te werven.
Volgens gegevens van Reef (2024) ligt dit bedrag tussen de €1.000 en €3.000.
Dit zijn functies waar veel aanbod op is, waardoor de search sneller gaat en de kosten lager uitvallen. Voor specialistische technische functies, denk aan een sous-chef met specifieke kennis van allergenenbeheer of een technicus voor evenementenapparatuur, lopen de kosten op tot €5.000 - €15.000. Dit zijn functies die een specifieke combinatie van skills vereisen.
De recruiter moet die ene persoon vinden in een hele kleine vijver van gekwalificeerde mensen. De grootste kostenpost is echter de schaarste in de breedste zin.
De horeca kampt met een tekort aan personeel. Dit betekent dat goede kandidaten vaak meerdere aanbiedingen hebben.
Een recruiter moet niet alleen zoeken, maar ook 'verkopen'. Hij of zij moet de kandidaat overtuigen om voor jouw bedrijf te kiezen, boven die van de concurrent om de hoek. Deze onderhandelingen en relatiebouw kosten tijd en dat telt door in de rekening.
Hoe verlaag je de wervingskosten?
Gelukkig hoef je niet klakkeloos de hoofdprijs te betalen. Er zijn manieren om de kosten te drukken.
Allereerst is het slim om je eigen netwerk te gebruiken. Vraag je huidige topmedewerkers of ze iemand kennen. Een referral bonus werkt vaak beter en goedkoper dan een duur bureau.
Een tevreden medewerker kent vaak andere goede professionals in de branche. Een andere optie is het inzetten van een interim-kantoor.
Dit is vooral handig als je zelf geen tijd hebt om te werven of als je tijdelijk personeel nodig hebt.
Je betaalt dan een uurtarief voor de gewerkte uren, maar je bent wel volledig ontzorgd. Je hoeft je niet bezig te houden met sollicitatiegesprekken of contracten. Het afwegen van fulltime personeel versus studenten kan voordeliger zijn, zeker als je zeker weet dat je de persoon na een seizoen niet meer nodig hebt. Een derde tip is om externe recruiters in te zetten voor specifieke, moeilijke vacatures.
Voor een simpele afwasser of een hulp in de bediening kun je vaak zelf prima iemand vinden via een oproep op social media of een vacature op VDAB. Reserveer je budget voor de functies die er echt toe doen: de bedrijfsleider, de chef-kok, de manager die het verschil maakt.
Interne versus externe werving
Die investering verdien je dubbel en dwars terug. Veel ondernemers denken dat interne werving altijd goedkoper is. Laten we de cijfers erbij pakken.
Een interne recruiter (of jijzelf) bent ongeveer 80 uur kwijt aan een vacature.
Tellen we dat om naar een marktconform tarief, dan kom je op ongeveer €1.600. Daar komen kosten bij voor vacatureplaatsingen (zoals op jobboards en social media), gemiddeld €2.500. Tel daar nog €500 op voor de tijd die je steekt in het inwerken van de nieuwe medewerker.
Dan kom je uit op een totaalbedrag van €3.300. Dit is vaak lager dan de €4.000 - €6.000 voor een externe recruiter.
Maar, en dit is een grote maar, deze berekening kijkt alleen naar directe kosten. Wat je hierbij vergeet, is wat het je kost als de vacature langer open blijft staan. Bereken je bedrijfsverlies door een openstaande vacature.
Een gemiddelde vacature duurt 80 uur werk of 10 werkdagen volgens Worktalia (2024). Als jij door personeelsgebrek op een drukke zondag 10% van je omzet misloopt, ben je dat bedrag al snel kwijt.
Een mislukte werving binnen 6 maanden vernietigt al je kosten. Of het nu interne of externe kosten zijn, een verkeerde aanname is het duurste wat er is.
Die kosten telt de interne berekening niet mee. Daarom is de vergelijking niet zo zwart-wit.
Interne werving is goedkoper in directe euro's, maar duurder in tijd en gemiste kansen. Externe werving is duurder in euro's, maar levert je vaak sneller de juiste persoon op, waardoor je bedrijfsvoering soepeler loopt. De totale kosten over een jaar (Total Cost of Ownership) zijn voor een externe recruiter vaak gunstiger, omdat je minder lang met een vacature zit en minder risico loopt op een mislukte aanname. Om teleurstellingen te voorkomen, is het verstandig om altijd te vragen naar garanties.
Veel bureaus bieden een 'garantieperiode' aan. Mocht de kandidaat binnen drie of zes maanden vertrekken, dan zoeken ze kosteloos een vervanger.
Dit is een extra verzekering voor je investering. Zorg dat dit contractueel vastgelegd staat. Als je een keuze maakt, bedenk dan wat je prioriteit is.
Wil je snelheid en kwaliteit, en ben je bereid daarvoor te betalen?
Kies dan voor een gespecialiseerde recruiter. Heb je tijd, een beperkt budget en gaat het om een functie die minder kritisch is? Probeer het dan eerst zelf of schakel een interim-bureau in voor de drukste periode.
De juiste keuze hangt af van jouw situatie op dat moment. Onthoud dat het inschakelen van een recruiter een investering is, geen kostenpost.
Goed personeel zorgt voor blije gasten, die terugkomen en positief praten over je bedrijf. Dat is goud waard, zeker in de horeca waar de wereld klein is. Een goede bedrijfsleider of kok betaalt zichzelf terug in een hogere omzet, een betere sfeer en minder zorgen voor jou.
Neem de tijd om offertes aan te vragen bij verschillende bureaus. Vraag niet alleen naar de prijs, maar ook naar hun aanpak, hun netwerk in de horeca en hun succespercentages.
Een bureau dat gespecialiseerd is in hospitality snapt jouw uitdagingen, zoals huisvesting voor personeel van ver weg, veel beter dan een algemeen uitzendbureau.
Ze weten wat er speelt bij beachclubs, restaurants en evenementenlocaties. Uiteindelijk draait het allemaal om de juiste persoon op de juiste plek. Benieuwd naar de investering voor een professionele training Gastvrijheid op het strand? Of je daar nu €3.000 of €10.000 voor betaalt, doet er niet zo toe als die persoon jouw bedrijf naar een hoger niveau tilt. De kosten van een lege stoel of een ontevreden gast zijn namelijk altijd hoger.