Geen rekening houden met de toegankelijkheid voor leveranciers
Stel je voor: je hebt een gloednieuwe, houten bar van 3 meter lang besteld voor je beachclub. De leverancier belt: "We zijn er over 10 minuten!" Je rent naar buiten om de boel vrij te maken, maar dan schiet het je te binnen. De trap naar het terras is maar 80 centimeter breed.
De leverancier staat met een gigantisch pakket en een frons op zijn gezicht.
Dit scenario speelt zich vaker af dan je denkt. Het is het klassieke geval van geen rekening houden met de toegankelijkheid voor leveranciers. En het is een duur probleem.
Wat betekent toegankelijkheid voor leveranciers eigenlijk?
Toegankelijkheid voor leveranciers is simpelweg de ruimte en de manier waarop spullen je bedrijf binnenkomen.
Het gaat niet alleen over de hoofdingang. Het gaat over de weg die een krat bier, een lading strandbedden of een nieuwe vriezer moet afleggen.
Vanaf de parkeerplaats tot in de opslag. Als je die route niet plant, creëer je onnodige obstakels. Je kunt denken aan de breedte van een deur, de helling van een oprijplaat of de steilte van een trap. Maar het gaat ook om zaken als een smalle gang tussen de keuken en het magazijn.
Of de afstand van de parkeerplaats tot de voordeur. Alles wat de logistiek bemoeilijkt, valt hieronder.
Het is de denkwijze van: "Hoe komt die nieuwe koelkast hier eigenlijk naar binnen?" Voor een strandtent komt hier nog een specifiek element bij: het zand. Een leverancier met een bakfiets vol glaswerk heeft een totaal andere uitdaging dan een vrachtwagen met pallets. Zonder een verharde strook of een stevige plank om overheen te lopen, is je levering vaak al verloren voordat hij begint.
Waarom dit je avond kan redden (of breken)
De directe impact is geld. Echt waar. Als een leverancier na een uur sjouwen opgeeft en met je nieuwe spullen weer vertrekt, ben je dubbel de sjaak.
Je hebt een lege plek in je bedrijf en je bent vaak wel de bezorgkosten verschuldigd.
Zelfs als het lukt, kost het extra manuren. Je eigen personeel moet bijspringen om te helpen tillen, terwijl ze eigenlijk de tafels moeten dekken. Denk ook aan schade.
Een hoek van je nieuwe design-bank die afbreekt omdat 'ie door een te smalle deur moet. Een kras op je houten vloer omdat de leverancier hem over de drempel moet sleuren. Die schade betaal je zelf, en het zorgt voor een onprofessionele uitstraling naar je team en klanten. Bovendien, als je personeel continu zware lasten moet tillen op onhandige plekken, loop je een groter risico op blessures.
Een verzwikte enkel op een houten vlonder is snel gebeurd. Het beïnvloedt ook je relatie met leveranciers.
Als jij bekend staat als 'dat lastige tentje aan het strand', zijn ze minder flexibel. Ze plannen je levering op het minst gunstige moment, of rekenen extra kosten voor 'moeilijke toegang'.
Het standaard struikelblok: de 'mooie' trap
Goede relaties met leveranciers zijn goud waard, zeker in het hoogseizoen als iedereen aanvoer nodig heeft. Een veelvoorkomend probleem bij beachclubs: de architectuur. Een gave, smalle wenteltrap naar het dakterras.
Prachtig voor de sfeer, een hel voor leveranciers. Een krat bier weegt 15 kilo.
Een gemiddelde trap heeft een breedte van 90 cm. Een krat is makkelijk 40 cm breed. Je moet het opzij kunnen draaien. Lukt dat niet?
Dan sjouw je het via de buitenkant, met alle risico's van dien. En denk aan je keuken.
Vaak zit die verstopt achter een smalle deur, bedoeld voor personeel. Een gastronorm-bak (GN-bak) is 53 cm lang.
Een standaard deur is 80-90 cm. Lekker passen dus. Maar als je er ook nog een krat naast moet zetten om het door te geven, werkt het niet. Je loopt vast. Dit zijn de details die je van tevoren moet bedenken, niet op het moment dat de visboer voor de deur staat.
Buiten op het terras: de kracht van de natuur
Bij strandtenten is het weer een factor. Regen? Zand wordt modder. De leverancier glijdt uit met een doos met glazen flessen. Pech. Wind? Die grote parasols of windschermen die geleverd moeten worden, vangen enorm veel wind. Ze zijn niet te tillen.
Je hebt een plek nodig waar je ze even uit de wind kunt uitpakken.
Zonder die plek sta je met z'n allen in de wind te worstelen. En de zon.
Op een hete dag wil je leverancier niet in de volle zon staan sjouwen. Hij moet schaduw hebben. Dat betekent dat je parkeerplaats of laadruimte misschien wel overdekt moet zijn.
Of dat je, afhankelijk van het verschil tussen een seizoensgebonden en een jaarrond paviljoen, ruimte moet hebben om even een partytent op te zetten.
Het zijn geen luxe problemen, het zijn veiligheidskwesties. Voorkom een verkeerde materiaalkeuze die niet bestand is tegen zoute zeelucht; een uitgedroogde leverancier maakt immers fouten.
De kosten van gemak: een overzicht
Natuurlijk kost het aanpassen van je toegankelijkheid geld. Maar de kosten van het niet doen, zijn vaak hoger.
Laten we even concrete bedragen noemen voor de horeca. Een simpele, stevige oprijplaat van aluminium (bijvoorbeeld 2 meter lang, draagvermogen 300 kg) kost tussen de €150 en €250. Een 'oploopplank' om een klein stapje te overbruggen, heb je al voor €75. Een bredere deur plaatsen is een grotere ingreep.
Reken op een bedrag tussen de €800 en €2000, afhankelijk van het materiaal en of het een draai- of schuifdeur wordt. Een schuifdeur is vaak ideaal omdat hij geen ruimte inneemt.
Een goedkoper alternatief is simpelweg je bestaande deur vervangen door een bredere standaarddeur, dat scheelt al snel de helft.
Wat kost het om niets te doen? Een gemiddelde bezorgkostentoeslag voor 'moeilijke bereikbaarheid' ligt tussen de €25 en €50 per levering. Als je 3 leveranciers per dag hebt in het seizoen (say 120 dagen), ben je zo €9000 tot €18.000 extra kwijt.
"Een klant van ons had een leverancier die weigerde te leveren zonder extra heftruck. Dat kostte €150 per keer. Ze zijn uiteindelijk een smalle, verrijdbare transportwagen gaan gebruiken. Kostte €300, besparing was enorm."
Tel daar de potentiële schade en de extra manuren van je eigen personeel bij op, en je hebt een flinke kostenpost. Investeer in een goede, stevige steekwagen of plateauwagen.
Een degelijk exemplaar met luchtbanden (belangrijk voor zand en oneffenheden) heb je voor €100 tot €200. Dit is een van de slimste aankopen die je kunt doen, net als het kiezen voor de beste luchtbehandelingssystemen voor zoute omgevingen. Het verlaagt de fysieke belasting en versnelt het uitladen aanzienlijk.
Praktische tips om je leveranciers blij te maken
Het begint allemaal met een simpele checklist. Loop eens een dagje mee met je hoofd leverancier.
Vraag: "Wat is het lastigste aan het leveren bij ons?" Hun antwoord is goud waard. Ze weten precies waar de knelpunten zitten.
Misschien is het de parkeerplaats die te ver is, of de drempel die te hoog is. Plan je leveringen slim. Vraag leveranciers om te bezorgen op momenten dat je nog rustig bent. Zoals om 08:00 uur 's ochtends voordat de lunchdrukte begint.
Of net na het diner. Geef ze een duidelijk tijdsvenster.
Dan hoeven ze niet te wachten en staan ze niet in de weg. Zorg dat je personeel weet dat er een levering aankomt. Zorg voor een 'lean' route. Ruim op!
Zorg dat de weg naar de opslag altijd vrij is. Geen schoonmaakkarren, losse stoelen of versleten parasols in de gang.
Teken de ideale route uit vanaf de parkeerplaats. Misschien is de achterdeur, die nu op slot zit, een veel betere optie voor leveranciers.
Koop een extra setje sleutels. Investeer in de juiste materialen. Een paar stevige, stabiele klapbokken (opstapjes) zijn goud waard.
Ze kosten €40 per stuk. Ze helpen bij het inladen van een busje of het overbruggen van een drempel.
Zorg voor een paar paar handschoenen voor je personeel, zodat ze makkelijk helpen zonder hun handen te bezeren.
Maak er een standaardprocedure van. Spreek af: "Als de leverancier komt, helpen we altijd even met de eerste paar dozen." Dat zorgt voor goodwill en snelheid.
En tot slot: communiceer. Stuur een mailtje naar je vaste leveranciers: "Hey, we hebben een nieuwe route vrijgemaakt via de zijkant. Maak daar maar gebruik van." Ze zullen je dankbaar zijn. En een dankbare leverancier is een flexibele leverancier.