Checklist voor het organiseren van een surf-event of kitesurf wedstrijd

Redactie Brooklyn Beach

Redactie

Marketing, Events & Branding · 2026-02-15 · 7 min leestijd

Je staat op het punt om iets te organiseren wat ontzettend gaaf is, maar waar ook flink wat bij komt kijken. Een surf- of kitesurf wedstrijd op het strand.

Het geluid van golven, de energie van de crowd, de spanning van de sport.

Het kan een enorme boost zijn voor je beachclub of strandtent, maar zonder een goede voorbereiding verandert het al snel in een logistieke nachtmerrie. Deze checklist is je beste maatje de komende tijd. Pak een koffie, neem pen en papier en ga langs elk punt. Dan staat er over een paar weken een legendarisch event op het programma.

Fase 1: De basis en de papierwinkel

Voordat je ook maar één board bestelt, moeten de harde feiten op orde zijn.

Dit is het saaie, maar essentiële werk. Zonder dit loop je het risico dat je op de dag zelf een boete krijgt of zelfs moet annuleren. Wees hier streng voor jezelf.

Vergunningen bij de gemeente: Neem minimaal 3 maanden van tevoren contact op met de afdeling Evenementen. Vraag specifiek naar een vergunning voor 'sportieve activiteiten op het strand' en een APV-vergunning (Algemene Plaatselijke Verordening). Vraag ook naar de regels voor geluid (dB-normen) en het afzetten van een deel van het strand.
Verzekeringen regelen: Sluit een aansprakelijkheidsverzekering af die specifiek watersportactiviteiten dekt. Check ook of je een ongevallenverzekering voor deelnemers en vrijwilligers kunt afsluiten. Jouw horeca-verzekering dekt dit namelijk niet standaard.
Locatie en datum prikken: Kies een datum ver buiten de schoolvakanties om parkeer- en drukteproblemen te vermijden. Check de getijdenkalender: je wilt geen wedstrijd tijdens laagwater of juist bij extreme vloed. Spreek een backup-datum af met de gemeente voor het geval van noodweer.
Vrijwilligers werven: Je hebt er minimaal 8-10 nodig. Denk aan een hoofdscheidsrechter, 2 strandjagers (die de finishlijn uitzetten en helpen bij het water), 2-3 safety-surfers op jetski's of SUP's, en een stuk of 4 mensen voor de inschrijving, het startschot en de horeca-uitgifte.
Subsidies en sponsors: Kijk of je via de gemeente of sportbonden (zoals Watersportverbond) een kleine subsidie kunt krijgen. Bedenk een sponsorpakket: een hoofdsponsor (bijv. een lokaal boardmerk) en partners die materialen leveren (Red Bull, local biermerk). Reken op €500 - €2000 voor een kleine sponsorbijdrage.

Fase 2: Veiligheid en materiaal

Dit is het hart van je event. Zorg dat je zakelijke groepen voor teambuilding aan het strand een veilige en onvergetelijke ervaring biedt.

Je wilt geen ongelukken en iedereen moet met een goed gevoel naar huis. Dit is ook het moment om je materiaallijst te checken. Niets is vervelender dan een start die niet doorgaat omdat de boel niet klopt.

Safety Plan opstellen: Maak een simpel plan op 1 A4. Wie belt 112? Waar is de dichtstbijzijnde AED (vaak bij de strandtent)? Wat is de procedure bij windstilte of plotseling noodweer? Zorg dat iedere vrijwilliger dit plan kent.
EHBO en materialen: Regel een gecertificeerde EHBO'er (kosten ca. €150-€250 per dag). Zorg voor een EHBO-kist met minimaal: 2 brandwondensets, verbandtrommels, schone handdoeken, foliedeken en water. Zet deze op een centrale, zichtbare plek.
Communicatie: Koop 4-6 portofoons (bijv. van het merk Motorola, type TALKABOUT). Ze kosten ongeveer €50 per stuk en zijn onmisbaar. Eén voor de hoofdscheidsrechter, één voor de safety-coördinator en de rest voor de strandjagers.
Start- en finishmateriaal: Je hebt een startvlag (rood, vierkant) en een finishlijn nodig (een lijn met vlaggetjes erin, ca. 50 meter). Ook handig: een grote digitale timer of klok die vanaf het strand goed te lezen is.
Materiaal voor de deelnemers: Vraag deelnemers zoveel mogelijk hun eigen spullen mee te nemen. Voor de safety-crew regel je: 2 jetski's (met vergunning en ervaren bestuurder) of 4-6 stabiele SUP's. Een wetsuit verhuurder uit de regio is een ideale partner om dit te regelen.

Fase 3: De locatie en sfeer

Hier maak je het verschil. Dit is waar je van een wedstrijd een beleving maakt. De sfeer moet top zijn, voor zowel de sporters als het publiek dat langskomt voor een drankje. Jouw strandtent of beachclub is het epicentrum.

Parkeerplan: Zorg dat er een duidelijke route is naar een parkeerplaats. Gebruik spandoeken vanaf de hoofdweg. Overweeg een shuttlebusje vanaf een grote parkeerplaats verderop als het druk wordt.
De wedstrijdarena uitzetten: Markeer het parcours duidelijk met boeien of vlaggen. Zorg dat het start- en finishgebied vrij is van zwemmers en andere watersporters. Spreek dit vooraf af met de strandwacht.
Horeca en catering: Zet een extra mobiele bar neer voor snelle uitgifte. Denk aan 'sportdrankjes' (€3,50), flesjes water (€2,50) en simpele energiebars. Je hoofdkeuken kan de grote bestellingen aan. Bedenk een speciale 'event-lunch' voor €12,50.
Entertainment en podium: Regel een DJ of een lokale band die zorgt voor een chill vibe. Zorg voor een podium (ca. 2x3 meter) voor de prijsuitreiking. Een goede speaker is essentiel, niet te luid, maar wel duidelijk.
Branding en herkenbaarheid: Hang spandoeken op van je eigen beachclub en de sponsors. Zorg dat alle vrijwilligers in hetzelfde shirt lopen (bijv. een zwarte polo met logo, €15 per stuk). Dit zorgt voor professionaliteit en herkenbaarheid.

Fase 4: De wedstrijd-dag zelf

Het is zover. Je hebt alles voorbereid.

07:00 - Opbouw crew: De vrijwilligers verzamelen. De EHBO-post wordt ingericht, de portofoons worden getest en de start- en finishlijn worden uitgezet. De bar is klaar voor de eerste bestellingen.
09:00 - Inschrijving en controle: Deelnemers melden zich. Controleer of ze lid zijn van een bond of dat ze een WA-verzekering hebben. Deel startnummers uit (bijv. 1-50). Doe een korte briefing over het parcours en de veiligheidsregels.
10:30 - Eerste heat: De eerste groep start. De scheidsrechter geeft het startschot. De safety-crew is in het water. De DJ zet een leuke track aan. De eerste runs zijn vaak het spannendst voor de toeschouwers.
12:30 - Pauze: Tussen de heats door is er tijd voor een lunch. Zorg dat de keuken draait. Dit is het moment om de sfeer erin te brengen en de spanning op te bouwen voor de finales.
14:00 - Finale: De beste surfers/kitesurfers strijden om de winst. Zorg dat de speaker de actie goed begeleidt, zodat het publiek weet wat er gebeurt.
15:30 - Prijsuitreiking: Op het podium. Korte speech, sponsors bedanken, winnaars roepen. Zorg voor gave prijzen: een nieuw board (€400-€600), een tegoedbon voor je beachclub (€100), of een goodiebag met producten van partners.
16:00 - Afterparty: Laat de muziek doorgaan, schenk een speciaal biertje en vier het succes met iedereen. Dit is waar je de community opbouwt.
18:00 - Afbouwen: Alles netjes opruimen. Controleer of er niets op het strand achterblijft (plastic, lijnen, etc.). Een schone locatie is een vereiste voor een volgende vergunning.

Materialenlijst: De essentiële spullen

Nu draait het om timing, communicatie en flexibiliteit. Blijf kalm, delegeer taken en geniet zelf ook een beetje.

Print deze lijst uit en leg hem op de dag zelf op de hoofdtafel. Niets is frustrerender dan iets te moeten zoeken terwijl de spanning oploopt.

Administratie: Lijmstift, nietmachine, 50x startnummers (vouwkaarten), 10x clipboards, pennen, inschrijfformulieren, een laptop met Excel voor de uitslagen.
Veiligheid: EHBO-kist (zie boven), 2 reddingsboeien, fluitjes voor de scheidsrechter, oranje veiligheidsvesten voor de crew (5x), 2 grote waterflessen voor de EHBO'er.
Communicatie: 6x portofoon + extra oortjes, een megaffoon voor de speaker (als back-up).
Watersport specifiek: 1x startvlag (rood), 1x finishlijn (50m), 4x boeien om het parcours te markeren, een stuk of 10 touwen van 5 meter (voor het vastmaken van materialen).
Branding: 2x grote spandoeken (3x1 meter), 10x vlaggetjeslijnen om de arena af te bakenen, tape of krijt om lijnen op het strand te zetten.

Pro-tip: Maak een WhatsApp-groep met alle vrijwilligers. Communiceer alles live via die groep. 'Heat 2 start over 5 minuten', 'We hebben meer water nodig bij de bar', 'EHBO is nodig bij de finish'. Het werkt sneller dan portofoons voor simpele updates.

Fase 5: Na het event

Je bent klaar. Je bent moe, voldaan en waarschijnlijk een beetje bruin.

Maar er zijn nog een paar dingen die je moet doen om je event tot een echt succes te maken en, mocht je overwegen om de organisatie uit te besteden, te kijken naar wat de kosten van een professionele eventplanner voor beachclubs zijn om de basis te leggen voor een volgende editie.

Bedank iedereen: Stuur een e-mail naar alle deelnemers, sponsors en vrijwilligers. Deel een paar gave foto's (die je van tevoren hebt gevraagd aan een fotograaf). Dit zorgt voor goodwill en herinneringen.
Financiële afhandeling: Betaal de rekeningen van je leveranciers. Bereken de totale kosten en de opbrengsten (bar, inschrijfgeld, sponsors). Was het break-even of winst?
Evaluatie: Bel even met je hoofdscheidsrechter en safety-coördinator. Wat liep er goed? Wat kan de volgende keer beter? Noteer dit direct, voordat je het vergeet.
Content verzamelen: Vraag via social media om foto's en video's van de deelnemers. Maak een aftermovie (kan met een simpele telefoon of een drone als dat mag). Dit is goud voor de promotie van je volgende event.
Community opbouwen: Maak een Facebook-groep aan voor 'jouw event naam'. Zo houd je de mensen bij elkaar en bouw je een vaste kern voor de volgende keer. Plaats hier de uitslagen en de foto's.